Reference: První novinová společnost (PNS)

PNS: jednodušší a přesnější plánování

Chceme být i nadále spolehlivým distributorem tisku pro všechny občany České republiky a flexibilním profesionálním partnerem pro vydavatele. K tomu potřebujeme jednotný, ucelený informační systém pro strategické plánování a zpětné analýzy, který zrychlí i zjednoduší samostatné rozhodování odpovědných manažerů.

Charakteristika společnosti

Nabízíme celoplošnou distribuci tisku – celostátních i regionálních deníků, časopisů a neperiodických publikací na prodejní místa po celé České republice. Zároveň vydavatele zpětně informujeme o prodeji a optimalizujeme nákladovou politiku s cílem zajistit dobrou dostupnost pro všechny občany republiky. Další aktivitou akciové společnosti je pronájem sítě maloobchodních prodejen tisku a doplňkového zboží na území ČR.

Před zavedením BNS

V roce 2003, před zavedením manažerského systému Business Navigation Systems (BNS), náš plánovací proces odčerpával značnou část kapacity manažerů a výkonných pracovníků v controllingu. Toto oddělení muselo ve spolupráci s IT pracně integrovat data z různých primárních informačních systémů (ekonomika a finance, obchod a distribuce) a převádět je do manažerské nadstavby v podobě přehledů, tabulek či reportů zpracovávaných v prostředí MS Excel. Ve společnosti tak neustále narůstal objem dat, která bylo třeba zpracovat z různých úhlů pohledu tak, aby bylo možné posoudit aktuální ekonomickou situaci a utvořit výhled na další období.

Po zavedení BNS

V roce 2004 byly všechny těžkopádné procesy nahrazeny jednotným informačním systémem pro plánování, díky kterému může každý vyškolený pracovník velmi jednoduše a samostatně vytvářet plány a zároveň analyzovat dosažené výsledky. BNS totiž umožňuje práci s jednotným skladem dat. Ten integruje jak informace vztahující se k taktické perspektivě (např. základnímu plánu a jeho aktualizovaným verzím, předpovědím či simulovaným výsledkům), tak i ty, které se týkají skutečnosti včetně hodnot vypočítaných odchylek. Uživatelé BNS oceňují zejména nastavitelnou hloubku pohledu, která zvyšuje požadovanou přesnost zpracovávaných úkolů. Všechny plánovací a analytické procesy v holdingu jsou nyní rychlejší, flexibilnější a pro odpovědné pracovníky jsou časově méně náročné.

Co rozhodlo

Jedním z bodů, který rozhodl o vítězi výběrového řízení pro zavedení nového manažerského informačního systému, byla praktická ukázka. Finalisté tendru dostali za úkol převést soubor reportů a plánovacích postupů ze systému, který se dosud ve firmě používal, do nabízeného uživatelského prostředí. Hlavní důraz byl přitom kladen na jednoduchost a srozumitelnost.
V rámci referenčních návštěv u jednotlivých kandidátů si pak náš realizační tým všímal především, zda uživatelé mohou se systémem pracovat aktivně, dokážou-li si potřebné reporty vytvářet sami a do jaké míry jsou odkázáni při vytváření různých úprav na dodavatele. Právě intuitivní ovládání, nezávislost při dalším rozvoji systému, kvalitní reference, implementační tým a skupina školitelů se nakonec staly hlavním důvodem, proč jsme zvolili systém BNS společnosti Inekon Systems.

Postup implementace

Zavedení BNS do provozu holdingu předcházel pilotní projekt, ve kterém si mohli zaměstnanci vyzkoušet jeho vlastnosti. Sama implementace pak trvala necelé tři měsíce. Jednotlivé moduly systému byly předávány postupně a na konci každé etapy jsme měli dostatek času na ověření práce se systémem s využitím vlastních dat a porovnání výsledného řešení s Navigační koncepcí. Tak jsme si mohli po etapách prověřovat, že postupujeme ve shodě s naším očekáváním.

Výsledky:

Ing. David Štros, vedoucí controllingu:

„BNS nám velmi zjednodušil plánovací proces. Kromě jiného například dovolil simulaci dopadů konkrétních rozhodnutí na hospodářský výsledek. Podnikové plány můžeme tvořit ve více variantách, které pak navzájem porovnáváme. To nám umožňuje přijmout vždy tu v dané situaci nejvýhodnější verzi. Výhodou rovněž je, že PNS není na Inekon Systems závislá a 99 procent veškerých potřebných úprav si v systému dokážeme udělat sami.“